Microsoft Access y Base de Datos

¿Qué es Microsoft Access?

Toda empresa u organización necesita tener un control de sus datos. Microsoft Access es una aplicación para manejo de bases de datos que cuenta con una interfaz de usuario amigable que facilita su uso sin requerir un conocimiento especializado de programación.

Microsoft Access maneja varios tipos de datos (texto, numérico, fechas, etcétera) de manera flexible. Access puede además importar y exportar datos de Word, Excel, y otras bases de datos.

Las computadoras operan sobre datos que han sido organizados dentro de agrupamientos lógicos, para que su procesos sea efectivos y los resultados obtenidos sean útiles.

La información disponible en una base de datos puede ser cualquier cosa que se considere importante para el individuo o la organización.
Dicho de otro modo, cualquier cosa necesaria para apoyar el proceso general de atender los asuntos de un individuo u organización.

Objetos de Access

En Access se denomina objeto a cualquier cosa o elemento sobre los que actúa la aplicación. En una base de datos de Access los objetos principales son (ver Figura 1): tablas, consultas (queries), informes, formularios, macros, y módulos. El conjunto de estos objetos constituye una base de datos de Access.

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Figura 1. Menú de objetos de MS Access.

Tabla

La información de una base de datos esta organizada en forma tabular (ver Figura 2). Cada tabla contiene datos acerca de alguna entidad de información, por ejemplo, clientes. Las tablas guardan la información en registros que corresponden a las hileras y campos que corresponden a las columnas y definen los nombres y tipos de datos que componen la tabla.

Columna o campo

Cada columna representa una característica de los datos.

Hilera o registro

Las hileras son instancias conocidas como registros.

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Figura 2. Tabla de datos

Consultas

Es un objeto que proporciona una vista de una o varias tablas. Las consultas se pueden usar para consultar, borrar, actualizar, o insertar datos en una tabla. También es posible definir consultas que creen nuevas tablas a partir de las tablas existentes. Una consulta puede ser una búsqueda simple de un registro específico o una solicitud de seleccionar todos los registros que satisfagan un conjunto de criterios. Una vez hecha la selección, se puede producir un listado.

Formularios

Es un objeto diseñado principalmente para introducir, mostrar, o controlar la ejecución de las aplicaciones (ver Figura 3). Las formas se pueden imprimir y también se usan para personalizar la presentación de la base de datos.

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Figura 3. Panel de control generado por el asistente de BD.

Reportes

Objeto diseñado para calcular, imprimir, totalizar, y definir una buena apariencia de la información presentada. Por ejemplo, lista ordenada de los campos y registros seleccionados en un formato fácil de leer, o etiquetas para envíos por correo y formatos de cartas personalizados.

Macros

Las macros se pueden utilizar para ejecutar secuencias de operaciones de manera automática. Algunos ejemplos de instrucciones que se pueden incluir en una macro son: validar campos, abrir y ejecutar queries, abrir tablas, imprimir reportes, ejecutar otras macros.

Módulos

Es un objeto que contiene una función personalizada y que puede ser creada utilizando Visual Basic for Applications (VBA).

Tipos de datos

Access permite nombres de hasta 64 caracteres. Es recomendable utilizar nombres descriptivos. Los tipos de datos en Access pueden ser:

Texto.

Caracteres alfanuméricos. Hasta 255 caracteres.

Memo.

Caracteres alfanuméricos. Hasta 64,000 caracteres.

Numero.

Valores numéricos en varios tipos y formatos.

Fecha/Tiempo.

Formato de fecha
y hora.

Moneda.

Datos monetarios.

Auto Numérico.

Contador numérico auto incrementado.

Si/No.

Valores lógicos. Si/No, Verdadero / falso.

Objetos OLE.

Imágenes, graficas, multimedia, documentos de Office.

Manejo de Access (tutoriales)

tutorial sobre access 1

tutorial sobre access 2

tutorial sobbre access 3

tutorial sobre access 4

Conceptos básicos sobre bases de datos

En este artículo, se ofrece una descripción general de las bases de datos: qué son, qué utilidad tienen y cuáles son las funciones de las diferentes partes de una base de datos. La terminología es específica de las bases de datos de Microsoft Office Access 2007 , pero los conceptos son aplicables a todos los productos de bases de datos. 

En este artículo

¿Qué es una base de datos?

Partes de una base de datos de Access

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007.

Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene tres tablas. Excepto si se ha diseñado específicamente para utilizar datos o código de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos creadas con formato de Access 2007 tienen la extensión de nombre de archivo .accdb y las bases de datos creadas con formatos de versiones anteriores de Access tienen la extensión de nombre de archivo .mdb. Access 2007 se puede utilizar para crear archivos con formatos de versiones anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003).

Con Access, puede:

• Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario.
• Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento.
• Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo.
• Organizar y ver los datos de distintas formas.
• Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrónico, una intranet o Internet.